Analyser organisationens tekster — og foreslå alternativer
Analyser organisationens tekster – og foreslå alternativer
Når man har afgjort hvilke tekster der skal indgå i projektet, må man afklare
- hvilke generelle problemer der er i teksterne
- hvordan disse problemer kan løses.
Det er vigtigt at være så konkret som muligt: Hvis man mener at noget kan skrives bedre, så må man vise nøjagtigt hvordan. Hvis man omvendt mener at noget umuligt kan ændres, må man forklare præcis hvorfor.
Hvem skal analysere teksterne?
Analysen skal laves af personer der har forskellige interesser i teksterne. På den måde får man belyst teksterne fra så mange relevante perspektiver som muligt. Det er vigtigt at nå til fælles enighed om hvilke problemer man skal have løst; hvis ikke man kan se problemet, vil man heller ikke være tilbøjelig til at tage løsningen til sig.
Gruppen der analyserer teksterne, kan være sammensat af:
- professionelle sprogbrugere, fx en ekstern konsulent der kan bidrage med et blik udefra og har erfaring med hvad man gør i andre organisationer
- medarbejdere med indsigt i de specifikke fagområder teksterne handler om
- ledelsesrepræsentanter der kan vurdere hvad ledelsen vil bakke op om.
Grundspørgsmål til tekstanalysen
Arbejdet med tekstanalysen kan struktureres omkring disse spørgsmål:
1. Hvad er formålet med teksterne?
- Hvad er det for budskab(er) der skal formidles? Hvilken forskel skal teksten gøre, hvorfor skrives den? Skal teksten fx ændre en borgers holdning, informere om en afgørelse eller vejlede om en ansøgningsprocedure.
- Hvordan skal afsender og modtager fremstå? Hvordan skal forholdet mellem de to fremstå?
2. Hvordan tilgodeses modtagerbehov?
- Hvilke modtagere er teksten skrevet til? Mange tekster har flere modtagere, fx en direkte modtager (den teksten er stilet til) eller en eller flere indirekte modtagere, fx retlige instanser der skal kunne vurdere tekstens juridiske holdbarhed.
- Hvordan kan man tilgodese modtagernes behov? Kolliderer de forskellige modtagerinteresser? Sørg for at være så konkret som muligt; man kan ikke bare argumentere for at en tekst skal være skrevet på en bestemt måde ved at sige at det skal kunne ”holde i byretten”. Hvad er det ved teksten der gør at den kan holde i byretten, og hvorfor?
3. Hvordan tilgodeses afsenderbehov?
- Hvilke behov har afsenderen der må tilgodeses? Fx kan der opstå generel modvilje mod et sprogprojekt hvis de skrivende medarbejdere føler at de bliver tvunget ind i et nærmest venskabeligt forhold til modtageren. Hvad skal der til for at teksten er imødekommende uden at være jovial?
- Hvilken rolle spiller medarbejdernes faglige identitet? Medarbejderne er måske vant til at lade deres faglige identitet skinne meget tydeligt igennem. I hvilket omfang gavner det? Og i hvilket omfang gør det teksterne sværere at forstå end højst nødvendigt?
- Hvilke juridiske hensyn skal medarbejderne tage? Hvordan kan medarbejderne sikre at deres tekster kan ”holde i byretten” selvom skrivestilen ændres?
