Sprognævnet vil gerne have et tættere samarbejde med offentlige institutioner om deres skriftlige kommunikation. Men hvilke problemer oplever skrivende medarbejdere som mest presserende? Og hvordan kan Sprognævnet hjælpe med at løse dem?
I vinter afholdt Sprognævnet to seminarer henvendt til medarbejdere i offentlige institutioner der arbejder med sprog og borgerrettede tekster. Sprognævnet har en lang tradition for at beskæftige sig med klart sprog i tekster fra det offentlige, og vi arbejder i disse år på at etablere et tættere samarbejde med offentlige institutioner om deres skriftlige kommunikation med borgerne. Vi interesserer os særligt for sprogarbejdet i det offentlige for tiden fordi der nu er krav om at al kommunikation mellem borgere og myndigheder skal være digital. Med kravet om digital kommunikation mellem borgere og myndighed opstår der nemlig nye spørgsmål og perspektiver for sprog- og tekstarbejdet. Hvad betyder det fx for sproget når man ikke bare skal skrive til borgerne som i en traditionel tekst, men også skal skrive med dem som man gør på Facebook? Og hvordan bliver myndighedernes kommunikation på papir tilpasset de nye digitale medier?
Seminarerne fokuserede dog ikke kun snævert på digitaliseringen af kommunikation fra det offentlige. Fokus var også mere generelt på problemer med tekstarbejdet i den offentlige sektor, hvad der fungerer godt, hvordan de eksisterende problemer kan løses – og hvordan Dansk Sprognævn kan bidrage til løsninger på disse problemer. Her i artiklen opsummerer vi de centrale pointer fra seminarerne. Hvilke problemer i sprog- og tekstarbejdet udpegede seminardeltagerne som særligt påtrængende?
MASSER AF PROBLEMER!
De i alt cirka 65 seminardeltagere kom fra mange forskellige dele af den offentlige sektor. Nogle af deltagerne arbejdede hos myndigheder hvor målgruppen er så stor og forskelligartet at det er kompliceret at skrive hensigtsmæssige standardtekster. Flere af dem ønskede konkret skrivevejledning fra Sprognævnet til at gøre deres arbejde bedre. Andre deltagere kom fra myndigheder hvor der slet ikke er fokus på sproget. De ønskede råd til at gøre ledelsen opmærksom på at sprogarbejde er vigtigt. Der var også deltagere fra myndigheder hvor der var fokus på sprog, men hvor det har vist sig svært at ændre medarbejdernes skrivevaner i praksis. Her ønskede de hjælp fra Sprognævnet til faktisk at få medarbejderne til at skrive anderledes.
"DET GODE BREV" ER SVÆRT AT SKRIVE
Hvordan skriver man som offentligt ansat et brev til en borger om en kompliceret sag i et sprog som borgeren har en rimelig chance for at forstå? Hvordan gør man vanskeligt stof læsbart uden at overforsimple? Mange af seminardeltagerne var optaget af de mange udfordringer der er når "det gode brev" til borgeren skal skrives. Det er fx svært at skrive hensigtsmæssige tekster når ens målgruppe er stor og mangfoldig. Folk har forskellige forudsætninger, og derfor er det ikke altid den bedste løsning at sende det samme brev ud til meget forskellige borgere. Den samme tekst kan få nogle borgere til at føle sig talt ned til – mens andre måske oplever at brevet er alt for svært.
En anden almindelig udfordring for mange af seminardeltagerne er at afgøre hvor mange informationer der skal med i tekster til borgerne. Som én af deltagerne sagde: "Hvis man ønsker at få alle nuancer med, kan man risikere at det bliver for langt og indviklet for borgerne, og så går brevet fra at være nuanceret og informativt til at være indviklet og overinformativt". Mange deltagere var dog enige om at det er meget vigtigt om det er tydeligt for borgeren om vedkommende skal gøre noget i forlængelse af brevet eller ej.
Der var generel enighed om at breve fra det offentlige skal skrives på borgernes præmisser. Men som flere også påpegede, er der tale om præmisser der er svære at klarlægge, og som er meget forskellige fra borger til borger.
MANGLENDE LEDELSESOPBAKNING TIL SPROGARBEJDET
At ændre sproget i en organisation er ikke noget man klarer med et snuptag. Det tager tid, og tid er penge. En af de største udfordringer der blev præsenteret på seminarene, var manglende opbakning til at arbejde med sprog både fra ledelsens og andre medarbejderes side. Det betyder ikke nødvendigvis at der slet ikke har været fokus på sproget hos myndigheden: Mange af seminardeltagerne fortalte at der var blevet sat resurser af til sprogarbejde på deres arbejdsplads, men at det kun har resulteret i en skriveguide der står på hylden og samler støv. Her ønskede seminardeltagerne især at Sprognævnet skulle være med til at gøre opmærksom på hvorfor sprogarbejde er vigtigt – bl.a. med udgangspunkt i den nyeste forskning på området. Mange undersøgelser peger nemlig på at selvom sprogarbejde koster både tid og penge, så vil godt sprogarbejde typisk være en udgift der tjener sig ind (det kan man fx læse mere om i den norske publikation Klart språk gir resultater der bl.a. giver eksempler på at sprogarbejde sparer myndigheder for både tid og penge).
Et højt kvalitetsniveau i sprog og tekster er imidlertid ikke noget man sikrer ved et enkeltstående sprogprojekt på et par måneder hvor medarbejdere (og det vil naturligvis også sige ledelsen) bliver undervist i at skrive bedre. Et højt kvalitetsniveau kræver derimod at sprogarbejdet har tydelig ledelsesopbakning. Eksempelvis kan ledelsen tydeligt signalere at der er løbende fokus på sprog og kvalitet i organisationens tekster hvis ledelsen selv sørger for at skrive i et klart sprog til medarbejderne.
SVÆRT AT ÆNDRE SINE SPROGVANER
Det kan være svært at lære en gammel hund nye tricks. For mange vil en ændring af ens skriftsprog ikke bare betyde at man begynder at bruge nye ord og formuleringer, men også en ændring i måden man tænker på kommunikation på. Det kræver at man tager stilling til spørgsmål som "Er brevets budskab tydeligt nok for modtageren?", "Hvilke spørgsmål vil modtageren højst sandsynlig stille på baggrund af dette brev?" og "Hvordan kommer jeg disse spørgsmål i forkøbet?". Den slags spørgsmål kan man ikke bare besvare ved at luge ud i de vanskelige fagord og skrive kortere sætninger. Det kræver mere grundlæggende ændringer i måden man griber skrivearbejdet an på når man skal skrive en tekst til en borger.
På seminarene fortalte mange af deltagerne om hvordan de havde arrangeret eller deltaget i adskillige workshops der ikke for alvor havde ændret de tekster der blev skrevet ved myndigheden. Seminardeltagerne havde mange forskellige bud på hvordan man kan komme dette problem til livs. Det blev blandt andet foreslået at man efter en workshop kunne udnævne en "sprogambassadør" i hver faggruppe, der skulle sørge for at de nye skrivevejledninger blev fulgt op. Sprogambassadøren skulle også fungere som en sprogkyndig man kunne spørge til råds i konkrete situationer. En anden deltager foreslog en smileyordning (som man kender fra fødevarekontrollen) hvor myndigheder der skriver gode tekster, bliver belønnet med en glad smiley. Den type ekstern anerkendelse kunne gøre det mere attraktivt for medarbejdere og ledelse at fokusere på tekstkvalitet.
OG HVAD SÅ?
Fra Dansk Sprognævns side var det umiddelbare formål med seminarerne at få et bedre indblik i tekst- og sprogarbejdet i offentlige institutioner og på den måde gøre Sprognævnets indsats så målrettet som muligt. Selv om de emner som trængte sig mest på, ikke var specielt knyttet til den nye digitale dagsorden, vil vi fortsat også have fokus på den digitale udfordring og undersøge hvordan oplysninger formidles til borgerne, fx hvordan komplekst lovsprog omformes til alment forståeligt sprog der kan forklare borgerne hvordan de konkret skal forholde sig når det fx gælder deres pension, skat eller sundhed. En anden nok så væsentlig erkendelse fra seminarerne var at mange fandt stor glæde og inspiration i at netværke og dele viden om hvordan man kan gribe sprogarbejdet an. Også det vil vi arbejde videre med.
For Sprognævnet var seminarformen en ny måde at komme i dialog med vores brugere på, og vi var da noget spændt på hvordan det ville gå. Der viste sig at være en overvældende interesse for arrangementerne, så herfra skal der lyde en stor tak til alle deltagerne i seminarerne for deres bidrag til det fortsatte arbejde.
Henvisninger
Klart språk gir resultater. Udgivet af Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi). Publikationen er tilgængelig på linket klart-sprak-gir-resultater.pdf.